خصوصیات فیلدها

اگر به خاطر داشته باشيد در دروس قبلي شروع به طراحي پايگاه داده هاي خود كرديم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحي جداول ياري مي كند به طور مفصل صحبت شد. همچنين در درس قبل در مورد انواع داده هايي كه از طرف اكسس پشتيباني مي شود و شما مي توانيد از آنها در ايجاد جداول خود كمك بگيريد بحث كرديم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شديم وقت آن رسيده است كه به تنظيم خصوصيات اين داده ها بپردازيم و اين همان موضوعي است كه در اين درس به آن پرداخته شده است.

تعريف خواص فيلد:

به محض آنكه شما نوع داده را از ليست قسمت Data Type انتخاب كرديد در پايين همان پنجره قسمتي كه به Field Properties مشهور است در پايين گوشه چپ نمايان مي شود كه در اين پنجره كوچك كه داراي دو شاخص General و Lookup مي باشد ما اقدام به تنظيم خواص فيلد مي كنيم. بسياري از فيلدهاي خواص فيلد, اختياري است. برخي از فيلدها به هيچ فيلد خاصه اي نياز ندارند حال آنكه برخي ديگر از فيلدها به چندين فيلد خاصه نياز دارند. شما مي توانيد در شكل 101 در زير پنجره خواص فيلد براي يك فيلد متني را مشاهده كنيد.
هر فيلدي كه داراي نوع خاصي است همچنين داراي خصوصيات مربوط به خود مي باشد كه با خصوصيات ديگر فيلدها متفاوت مي باشدمثلا در شكل بالا ما از ليست باز شده Text را كه فيلد متني ايجاد مي كند را انتخاب كرديم اگر به جاي آن يك نوع ديگر فيلد مانند Number (اعداد) را انتخاب مي كرديم خصوصيات فيلد ما كه در پايين پنجره مشخص است متفاوت از اين شكل مي شد يعني فيلد متني خصوصيات مربوط به خود را دارد و فيلد اعداد خصوصيات متمايز از فيلد متني اين موضوع در مورد انواع ديگر داده نيز صدق مي كند. همانطور كه براي فيلد خود نوع داده اي را انتخاب كرديم مانند Text بايد براي آن خصوصيات مخصوص به خود را نيز ذكر كنيم. براي اين كار مي توانيم بر روي كادرهاي موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنيم كه در طول اين درس ما با نحوه عملكرد كادرهاي خصوصيات فيلد آشنا خواهيم شد.
بخش Field properties (خصوصيات فيلد) خاصه هايي از قبيل اندازه فيلد, شكل نمايش و تعداد اعشار را مشخص مي كند. هر نوع فيلد داده, مجموعه فيلدهاي خاصه خودش را دارد. در زير به ترتيب به معرفي خاصه هاي مختلف هريك از انواع داده مي پردازيم.

خواص فيلد متني:

در زير هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Text را تشريح كرده ام:
--------------->
Field Size(اندازه فيلد): حداكثر طول داده اي را كه در فيلد قابل نگهداري است تعيين مي كند مثلا اگر ما بخواهيم كه كاربر در فيلد نام بيش از 15 كاراكتر قرار ندهد مي توانيم با تنظيم اين خصوصيت روي 15 بيش از اين مقدار را قبول نكنيم.
Format(شكل): شكلي را كه اكسس براي نمايش داده فيلد بكار مي برد تعيين مي كند. مثلا ما مي توانيم در اين قسمت تعيين كنيم كه حرف اول فيلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.
Input Mask(قالب ورودي): نحوه ورود داده به فيلد را تعيين مي كنيم مثلا اگر ما كد كارگري به شكل 2225-2 داشته باشيم مي توانيم تعيين كنيم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در اين قسمت حتما بايد در دومين كاراكتر خط فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پيامي است كه در هنگام انتخاب فيلد در حالت نمايش Datasheet در ميله وضعيت نمايش داده مي شود.
Value Default(مقدار پيش فرض):مقداري است كه كاربر همواره در فيلد مشاهده مي كند مگر آنكه آن را تغيير دهد مثلا در فيلد جنسيت مي توان نام مرد را همواره براي كاربر نشان داد و اگر كاربر مايل باشد مي تواند آن را تغيير دهد و يا آنرا به صورت پيش فرض قبول كند.
Validation Rule(قاعده مقبوليت): مقاديري كه كاربر در فيلد وارد مي كند را محدود مي سازد (در اين مورد در دروس آتي بيشتر صحبت مي كنيم)
Validation text(متن مقبوليت):پيام خطايي است كه در صورتيكه كاربر اقدام به ورود مقداري كند كه قاعده مقبوليت را نقض كند نمايش داده مي شود.
Required(ضرورت):مشخص مي كند كه آيا كاربر مي تواند در هنگام ورود داده در جدول اين فيلد را خالي رد كند يا حتما بايد مقداري در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فيلد كه كليد اصلي مي باشد خالي رد كند برنامه با مشكل روبرو مي شود.
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص مي كند كه آيا متني با طول صفر در فيلد قابل قبول است يا نه.
Indexed(نياز به ايجاد انديكس):مشخص مي كند كه آيا فيلد به انديكس نياز دارد يا نه. فيلد انديكس مرتب كردن و جستجو را تسريع مي كند.
Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد): در اين قسمت تعيين مي كنيم كه مايليم فيلد ما با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود كه اين گزينه براي قابليت فارسي نويسي در اكسس مفيد مي باشد.(در مورد سيستم Unicode مي توانيد به دروس HTML در همين سايت مراجعه كنيد).
---------------
توجه: هنگامي كه خاصه اندازه فيلد را معين مي كنيد, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نياز داريد قرار ندهيد. اكسس فضاي تخصيص يافته را بر مبناي اين مقدار تعيين مي كند, صرفنظر از اينكه طول به كار گرفته شود يا خير. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضاي ديسك بيهوده اشغال مي شود.
فيلدهاي Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودي) پيچيده ترين خاصه هاي هر فيلد هستند. به عبارت ديگر, هنگامي كه نحوه نمايش و ورود داده با استفاده از اين خاصه ها را ياد مي گيريد چنان است كه گويي زبان جديدي را فرامي گيريد. اينكه اكسس چگونه داده هاي وارد شده در فيلد را نمايش دهد, توسط فيلد خاصه Format تعيين مي شود و خاصه Input Mask چگونگي ورود داده در فيلد را تعيين مي كند.
در زير مقاديري را كه شما مي توانيد در فيلد خصوصيت شكل Format وارد كنيد تشريح شده اند كه به وسيله آنها مي توانيد نحوه نمايش داده ها را تعيين كنيد:
--------------->
! : برخلاف پيش فرض تراز از سمت راست, داده هاي درون فيلد را تراز به سمت چپ مي كند.
* : در اين مكان از فيلد كاراكتري بايد قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامي نيست)
< : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف كوچك تبديل مي شود.
> : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبديل مي شود.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر گيرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر مي گيرد. (براي نمايش * مفيد است, در غير اينصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فيلد در نظر مي گيرد.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خاصه format فيلدي را &>&&&&& تعيين كنيد و نخستين ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبديل مي كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان مي دهد).
در زير هم به معرفي مقاديري كه شما مي توانيد در خاصه Input Mask قرار دهيد ذكر شده اند:
------------->
0 : در اين مكان از فيلد عدد بايد باشد.
9 : در اين مكان از فيلد عدد يا فاصله بايد باشد.
# : در اين مكان از فيلد عدد, علامت مثبت, علامت منفي يا فاصله مي تواند قرار گيرد.
1 : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف الفبايي باشد.
؟ : در اين مكان از فيلد هر حرف الفبايي به دلخواه مي تواند باشد.
A : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف يا يك عدد باشد.
a : در اين مكان از فيلد به دلخواه يك حرف يا عدد مي تواند قرار گيرد.
& : در اين مكان از فيلد بايد يك كاراكتر يا فاصله قرار گيرد.
c : در اين مكان از فيلد يك كاراكتر دلخواه قرار مي گيرد.
> : كاراكتر در اين محل به حرف بزرگ تبديل مي شود.
< : كاراكتر در اين محل به حرف كوچك نبديل مي شود.
! : باعث مي شود تا كاراكترهاي ورودي در فيلد به جاي آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند.
\ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر بگيرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر مي گيرد (براي نمايش كاراكترهاي مانند * و ! مناسب است.)
--------------
مثال: بنابراين اگر خصوصيت شكل فيلدي را 0000-000(9999) تعريف كنيد اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمي وارد كند.

خواص فيلد Memo:

داده از نوع Memo (يادداشت) مقادير خاصه هاي فيلد زير را نيز داراست, كه تمامي آنها در بالا بخش مربوط به فيلد Text تشريح شدند پس فقط به ذكر آنها بسنده كرده و آنها را توضيح نمي دهيم:
Format (شكل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پيش فرض), Validation Rule(قاعده مقبوليت), Validation Text(متن مقبوليت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد).
به عبارت ديگر اگر فيلدي از نوع Memo داشته باشيد مي توانيد درست مشابه فيلد متن شكل, عنوان و ساير خصوصيات آنرا را تعريف كنيد.

خواص فيلد عددي:

در زير مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Number تشريح شده است( به خاطر تكرار نكردن آنچه قبلا ذكر شد آنهايي كه مشابه فيلد از نوع Text مي باشند ذكر نشده اند تا فقط موارد جديد به اطلاع شما برسند):
------------->
Field Size(اندازه فيلد):اگر فيلدي از نوع عدد داشته باشيد و بخواهيم اندازه فيلد را در خصوصيات آنرا تعريف كنيد شما مي توانيد از ليست موجود در اين قسمت يكي را انتخاب كنيد كه هر كدام را عناصر ليست را با نوع كاربرد آنرا ذكر مي كنيم: Byte(براي نگهداري يك عدد كوچك بين 0 تا 255), Integer(يك عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(يك عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 ميليون), Single(عدد اعشاري), Double(عدد اعشاري با دقت زياد), Replication ID( يك مقدار عدد شناسائي انعكاسي براي هماهنگ كردن چندين جدول پايگاه داده), Decimal(براي اعدادبر مبناي دسيمال).
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات هم بايد يكي از موارد موجود در ليست را انتخاب كنيد كه به ذكر آنها بسنده مي كنيم: General Number(براي مقادير معمولي), Currency(براي مقادير پولي), Euro(براي مقاديري با واحد پول يورو), Fixed(همواره بايد يك رقم اعشار داشته باشد), Standard(كه در اعداد بزرگ ويرگول نشان مي دهد), Percent(براي نمايش ارقام درصدي همراه با علامت درصد),Scientific(براي نمايش ارقام علمي).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاري كه براي يك مقدار نشان داده مي شود.
-------------
ديگر موارد موجود در خصوصيات فيلد از نوع عدد تكراري بوده و انها را مي توانيد مانند فيلد از نوع متن تنظيم كنيد.
اگر داده اي كه در فيلد وارد مي كنيد بزرگتر از نوع داده انتخابي باشد, اكسس پيام خطايي مبني بر وجود مشكل را نمايش مي دهد.

خواص فيلد تاريخ/زمان:

در زير به تشريح هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد تاريخ/زمان مي پردازيم توجه كنيد كه از ذكر موارد تكراري اجتناب شده است.
------------>
Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات بايد از ليست موجود يكي را به دلخواه و نحوه عملكرد برنامه انتخاب كنيد: General Data (براي تاريخ به شكل 1382/4/20 و زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Long Data(براي نشان داده تاريخ به شكل بلند كه در آن نام ماه ذكر شده است), Medium Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل 82-مرداد-20), Short Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل معمول و كوچك), Long Time(براي نشان دادن زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Medium Time:(براي نشان داده زمان به شكل 3:12 عصر ), Short Time(براي نشان دادن زمان به صورت 3:12).
------------
ديگر موارد و خصوصيات موجود در اين نوع داده مانند داده از نوع Text مي باشد.
توجه: اگر هيچ يك از اشكال دقيقا آنچه لازم داريد نبود, مي توانيد شكل مورد نظر خود را, با كاراكترهاي خاص بسازيد كه اين مبحث يك مبحث طولاني مي باشد در برنامه ما نمي گنجد شما مي تواند براي اينكار از Help بهره بگيريد.

خواص فيلد Currency (ارز/پول):

اين نوع از فيلد در واقع زيرمجموعه اي از داده نوع عدد مي باشد كه خصوصيات آن مانند داده از نوع عدد مي باشد ولي بايد براي ايجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.

خواص فيلد از نوع Auto Number(عدد خودكار):

در زير هر يك از موارد و خصوصيات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است:
------------>
Fielg Size(اندازه فيلد): اگر مي خواهيد به صورت پيش فرض از اين نوع داده استفاده كنيد از ليت باز شده Long Integer را انتخاب كنيد ولي اگر مي خواهيد از پايگاه داده تكرار شونده استفاده شود بايد Replication ID انتخاب شود.
New Values(مقادير جديد): بايد تعيين كنيد كه اكسس اعدادي را كه در اين فيلد قرار مي دهد از نوع Increment(به صورت افزايشي) يا از نوع Random(به صورت تصادفي) باشد.
Format(شكل): ليست موجود در اين بخش از خصوصيات فيلد درست مانند داده از نوع عدد مي باشد كه مي توانيد مانند آن يكي از مقدارهاي موجود را انتخاب كنيد.)
------------
ديگر خصوصيات موجود در اين نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب مي كنيم.

خواص فيلد Yes/No(بلي/خير):

هر يك از خصوصيات اين فيلد در زير تشريح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ايم:
----------->
Format(شكل): براي اينكه نحوه نمايش فيلد براي اكسس مشخص شود يكي از حالات Yes/No(بلي يا خير), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را مي توانيد انتخاب كنيد.
-----------

خواص فيلد شي OLE :

خواص موجود در اين نوع از فيلد كه دو مورد مي باشد در قسمتهاي ديگر اين درس ذكر شده كه بسيار ساده و پيش پا افتاده مي باشد.

خواص فيلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):

خاصيتهاي موجود براي اين نوع از داده همانند خواص موجود براي داده از نوع Text(متن) مي باشد كه من ضرورتي در تكرار موارد ساده اي مانند اين نمي بينم.

خواص فيلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):

داده از نوع Lookwizard جادوگري را به كار مي اندازد كه شما با طي مراحل اين جادوگر و انتخاب جدول و فيلدهاي جدولهايي كه انتخاب كرده ايد و مي خواهيد داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصيات متفاوتي را براي شما نمايان مي كند.(توجه كنيد كه براي استفاده از جادوگر جستجو قبلا بايد جدولي داشته باشيد كه داده ها از آن استخراج شده و در اين قسمت قرار داده شود پس اول جدولي حاوي داده هايي كه مي خواهيد در ليست قرار داده شود ايجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنيد). بعد از طي مراحل جادوگر و ايجاد آن شما مي توانيد بر روي شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده تا خصوصيات مربوط به جادوگر طراحي شده براي شما نمايان شود در زير هر يك از اين خصوصيات موجود تشريح شده است:
----------->
Display Control(كنترل نمايش داده شده): اين خاصه مشخص مي كند كه در هنگام دريافت اطلاعات در حالت نمايشي Datasheet چه كنترلي در اين فيلد اعمال شود ليست موجود در اين قسمت حاوي Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه ليست شده), Combo Box(جعبه تركيب) مي باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جايي است كه داده از آن منشا مي گيرد. گزينه هاي ممكن عبارتند از Table/Query(جدول يا بازجست), Value List( داده هايي كه وارد مي كنيد), Field list(فهرستي از فيلدهاي يك جدول يا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): مي تواند يك جدول يا بازجست يا معمولا يم عبارت SQL باشد. از شنيدن عبارت SQL مضطرب نشويد نمايشش شايد به چشم گيج كننده برسد اما در واقع همان چيزي است كه هنگام ايجاد بازجست آنرا مي سازيد. پس زياد اين قسمت از خصوصيات را دستكاري نكنيد تا با آن بيشتر آشنا شويد.
Bound Column(ستون مقيد): ستوني از List Box يا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و اين فيلد داده هاي نمايش را از آن برمي دارد.
Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهاي ماخذ سطري است كه مي خواهيد نمايش داده شود.
Column Heads(عناوين ستونها): تعيين مي كند كه آيا براي ستونها عنواني نيز نمايش داده شود يا نه.
Column width(پهناي ستونها): پهناي هر يك از ستونها را بر حسب سانتيمتر نشان مي دهد كه با ويرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): اين خصوصيت همانطور كه از نامش پيدا است تعداد ستونها نمايش داده شده را تعيين مي كند.
List Width(پهناي فهرست): پهناي كلي Combo Box يا List Box را مشخص مي كند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص مي كند كه آيا كاربر بايد از فهرست انتخاب كند يا اين كه مي تواند مقادير مورد نظرش را نيز وارد كند.
----------
Lookup Wizard قابليتي جالب است, اين قابليت ابزار قدرتمند و سودمندي است. هر چند تا زماني كه قدري با اكسس كار نكنيد از اين فهرستها در جدول استفاده نخواهيد كرد, ليكن هنگامي كه آماده استفاده از آن شديد متوجه خواهيد شد كه كار با آنها ساده است.

خواص جستجو:

در قسمت خصوصيات فيلد سربرگ ديگري به نام Lookup وجود دارد كه آنرا مي توانيد براي بعضي از نوع داده ها تنظيم كنيد نه براي همه و كار با اين سربرگ بسيار ساده و راحت است و تمامي موارد موجود در آن را توضيح داده ايم وشما در كار كردن با آن كه بسيار كم به آن احتياج خواهيد داشت مشكلي نخواهيد داشت.

ذخيره كردن جدول:

در هنگام طراحي جدول حتما به خاطر داشته باشيد كه كليد اصلي را در آن ايجاد كنيد يا به عبارت ديگر بهتر است قبل از هر كاري كليد اصلي را در ابتداي جدول ايجاد كنيد.
اما بعد از اينكه جدول خود را به طور كامل تعريف كرديدبايد آنرا ذخيره كنيد. براي اين كار مي توانيد با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنيد و هنگام سوال كردن از شما مبني بر ذخيره جدول آنرا تائيد كرده و نامي را كه در نظر داريد به جدول خود اختصاص دهيد. پس از اين كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا مي توانيد در ميان فهرست جداول موجود ببينيد.

حالا شما قادر به طراحي جداول مي باشيد هرچند كه پيچيده باشند و به مرور زمان در اين كار استاد خواهيد شد. حال كه شما مي توانيد اولين شي موجود در پايگاه داده خود را ايجاد كنيد پس اقدام به اينكار كرده و چندين جدول را براي برنامه خود ايجاد كنيد كار زيبا و لذت آوري است. در درس آتي به نحوه وارد كردن داده هاي در جدول ايجاد شده خواهيم پرداخت پس تا درس آتي جداول خود را ايجاد كرده باشيد تا در وارد كردن داده ها دچار مشكل خاصي نشويد.

ورود داده‌ها به جدول

حال كه در سه درس قبلي با طراحي جداول در اكسس آشنا شديد و موفق شديد كه اولين جدول خود را طراحي و در پايگاه داده قرار دهيد موقع آن رسيده است كه از جداول طراحي شده توسط خودتان استفاده كامل را ببريد يعني داده ها خود را براي نگهداري و انجام عمليات در جداول خود وارد كنيد و اين موضوع يعني وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس اين جلسه مي باشد.
در ادامه اين درس به بررسي راه كارهاي موجود براي وارد كردن اطلاعات در جدول هاي طراحي شده خواهيم پرداخت. شايد ساده ترين و پركاربردترين راه براي ورود داده ها, استفاده از حالت نمايشي Datasheet يا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هايي مانند Microsoft Excel را داشته باشيد حتما تشابه بسيار بين اين برنامه و حالت نمايشي Datasheet خواهيد ديد. با استفاده از حالت نمايشي Datasheet به راحتي مي توانيد مقادير را در سطرها (ركوردها) و ستونهاي (فيلدها) جدول وارد كنيد.در اين حالت نمايشي با ورود مقادير در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فيلدهاي جدول را پر مي كنيد. علاوه بر ورود داده هاي جديد هنگامي كه خطايي در داده وارد شده مشاهده كنيد يا وقتي بخواهيد مقادير را تغيير دهيد با يد داده هاي موجود را اصلاح كنيد. اكسس براي جستجو و اصلاح محتواي جدول ها, در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي اصلاحي متعددي دارد. حالت نمايشي Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, مي تواند در ميان داده هاي مورد نظر جستجو كند.

مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول :

هنگامي كه با استفاده از حالت Design جدولي ايجاد كرديد براي ورود داده ها به آن آمادگي خواهيد داشت. پس اگر جدولي طراحي نكرده ايد يك جدول طراحي كنيد و اگر جدولي از پيش طراحي شده داريد مراحل زير را طي كنيد:
1) از ليست جدولهاي موجود جدولي را كه مي خواهيد داده ها را در آن وارد كنيد انتخاب كنيد, براي اينكار كافي است بر روي نام جدول موردنظر يك بار كليك كنيد.
2)براي باز كردن جدول روي كليد Open كليك كنيد. اكسس جدول را در حالت نمايشي Datasheet نمايش مي دهد. اگر اولين دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر مي كنيد جدول به صورت خالي ظاهر مي شود ولي اگر داده اي قبلا در آن وارد كرده باشيد داده هاي موجود نيز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشيد كه تغييري در ساختار جدول ايجاد كنيد بايد بر روي دكمه Design كليك كنيد تا بتوانيد قسمتهاي موردنظر خود را تغيير داده يا فيلدهاي جديد خود را به آن اضافه كنيد( در اين مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ايم)
هنگامي كه براي اولين بار حالت نمايشي Datasheet ظاهر مي شود, اكسس نشانگر را در ابتداي نخستين فيلد در نخستين ركورد قرار مي دهد.

ورود داده ها در جدول :

به طور حتم تا حالا متوجه شده ايد كه براي وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصي نياز نداريد. شروع به وارد كردن نخستين مقدار در جدول كنيد تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامي كليدهاي صفحه كليد مي توانيد به راحتي داده ها را در جدول وارد كرده و بين فيلدها و ركوردهاي مختلف گشت بزنيد.
توجه: اگر براي فيلدي خصوصيات ويژه اي را تعريف كرده باشيد بايد مطابق با آن عمل كنيد. مثلا اگر طول فيلي را 12 كاراكتر تعيين كرده باشيد, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشيد متوجه مي شويد كه هنگامي كه شما شروع به وارد كردن اولين مقدار در نخستين فيلد ركورد كرديد, اكسس به طور خودكار ركورد خالي بعدي را ايجاد مي كند. بدين ترتيب مي توانيد پس از اتمام ورود داده در اولين ركورد به ركورد بعدي برويد. همچنين اگر دقت كنيد ستاره اي را در ابتداي ركورد خالي مي بينيد اين ستاره به اين معنا است كه ركورد جديد بوده و خالي نمي باشد. اگر در اين ركورد جديد داده اي وارد نكنيد اكسس آن را در جدول ذخيره نخواهد كرد.
يكي از راههاي متداول حدكت كردن در بين فيلدهاي جدول استفاده از كليد Tab است اگر كليد Tab را فشار بدهيد به فيلد بعدي موجود در جدول مي رويد و همچنين اگر Shift+Tab را فشار دهيد به فيلد قبلي موجود در جدول هدايت خواهيد شد. همچنين مي توانيد با اشاره گر ماوس بر روي فيلد مورد نظر كليك كرده و اقدام به ورود داده كنيد.
همواره نيم نگاهي هم به ميله وضعيت در پايين پنجره حالت نمايشي Datasheet داشته باشيد. وقتي كه داده ها را در فيلدهاي جدولي وارد مي كنيد ميله وضعيت توضيحي در باره آن فيلد مي دهد. در واقع اين توضيح همان توضيحي است كه شما در هنگام طراحي جدول در قسمت Description (شرح) فيلد واردكرده ايد و حال براي اطلاع كاربر در ميله وضعيت نشان داده مي شود. مثلا اگر در قسمت Description فيلد نام متن "نام كامل خود را وارد كنيد" را وارد كرده باشيد هنگامي كه كاربر مي خواهد اين فيلد را در جدول پر كند در ميله وضعيت عبارت "نام كامل خود را وارد كنيد" را مي بيند.
توجه: در ابتداي ركوردي كه در حال ورود داده يا اصلاح آن هستيد شكلك مداد نمايش داده مي شود.
توجه كنيد هنگامي كه تمامي فيلدهاي يك ركورد را پر كرديد و به ركورد بعدي رفتيد اكسس به طور خودكار ركورد را ذخيره مي كند. در اين صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غير قابل پيش بيني شما حداقل اطلاعات را از دست خواهيد داد. ولي چنانچه مايل هستيد به صورت دستي در ميانهاي وارد كردن داده ها در يك ركورد آن ركورد را ذخيره كنيد مي توانيد از كليدهاي Shift+Enter استفاده كنيد.

اصلاح فيلدهاي جدول :

در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد.
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است.
اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است.
در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است.

استفاده از ميله ابزار حالت نمايشي Datasheet

هنگام استفاده از حالت نمايشي Datasheet ميله ابزار مي تواند بسيار سودمند باشد. همانطور كه چندين بار نيز گفته ام اكسس در انجام فعاليتهاي مختلف ميله ابزار را تغيير مي دهد. در شكل 111 در زير شما مي توانيد با ميله ابزار اين پنجره آشنا شويد. حتما سعي كنيد تمامي امكانات ميله ابزار را به خاطر بسپاريد كه در مواقعي به آنها احتياج خواهيد داشت.يكي از كاربردهاي مفيد ميله ابزار دكمه view اولين دكمه موجود در اين ميله است كه با فشار دادن آن مي توانيد در بين حالتهاي نمايشي Datasheet و Design حركت كنيد.



كنترل بر روي ركوردهاي زياد:

فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد.
جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند.

براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد)
حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود.

ورود داده هاي غير متني:

در اكثر فيلدهاي پايگاه داده شما نوع داده ذخيره شده در آن را قبلا در طراحي جدول تعيين كرده ايد مثلا فيلدي را از نوع متن و ديگري را از نوع عدد تعيين كرده ايد اگر در هنگام ورود داده مثلا در فيلدي از نوع عدد بخواهيد متن وارد كنيد اكسس پيغام خطايي به شما نشان مي دهد و اجازه اين كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فيلدهايي كه به غير از نوع متن و عدد هستند بسيار كم است ولي به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستيم بعضي از اين انواع داده ها روشي خاصي را براي وارد كردن داده مي طلبند كه به آنها مي پرازيم:

ورود داده در فيلدي از نوع Memo :

همانطور كه در دروس پيش نيز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن مي تواند مقدار كاراكتر بيشتري را در خود نگهداري كند يعني چيزي حدود 64000 كاراكتر. اكسس براي كار با اين متن بزرگتر ابزار خاصي را در نظر گرفته است.
توجه: در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي ورود داده براي فيلدهاي از نوع Memo ضعيف است. فرمها و پنجره هاي محاوره(درون برنامه), قابليتهاي بهتري براي اين كار فراهم مي كنند.
معمولا در هنگامي كه در يك فيلد از نوع Memo قصد ورود داده اي را داشته باشيم روي آن Zoom مي كنيم براي اين كار كافي از كليدهاي shift+F2 را فشار دهيد.
كاركرد اين پنجره zoom به طرز خاصي تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهيد پس از پايان يك پاراگراف در فيلد Memo يك پاراگراف ديگر را شروع به تايپ كنيدبايد به جاي Enter كليدهاي ctrl+Enter را فشار دهيد. تا اكسس نشانگر را به خط جديد ببرد.
اگر براي ورود داده ها از فرم استفاده كنيد فرم قادر خواهد بود تا تمامي فيلد Memo را در يك لحظه نمايش دهد و به شما امكان مي دهد تا به راحتي و بسيار طبيعي تر در فيلد از نوع Memo گردش كنيد.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهيم كرد.)

ورود داده در فيلدي از نوع Data/Time (تاريخ/زمان):

در ورود داده در اين نوع فيلد بايد توجه كنيد كه شما در هنگام ايجاد پايگاه داده براي ورود داده در اين فيلد چه شكلي را انتخاب كرده ايد پس بايد بر اساس همان شكل انتخابي داده ها را وارد كنيد. واضح است كه در اين نوع فيلدها هم تاريخ و هم زمان را مي توانيد وارد كنيد يا يكي را وارد كنيد. براي درج تاريخ سيستمي خود در اين نوع فيلد (يعني تاريخ حال) كافي است دكمه هاي ;+Ctrl را فشار دهيد تا تاريخ موجود در سيستم در فيلد وارد شود.

ورود داده در فيلدي از نوع Yes/No (بلي/خير):

اگر داده اي از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشيد به جاي آن يك جعبه انتخابي را خواهيد ديد كه اگر جعبه را انتخاب كنيد در واقع Yes و اگر انتخاب نكنيد در واقع No را برگزيده ايد. براي انتخاب جعبه هاي انتخابي يا بايد از ماوس استفاده كنيد يا اينكه كليد SpaceBar را از صفحه كليد فشار دهيد.

ورود داده در فيلدي از نوع OLE:

اگر بخواهيد داده هاي نرم افزارهاي ديگر را در اكسس ذخيره كنيد (مانند عكس,صوت,فيلم و غيره) بايد داده اي از نوع OLE ايجاد كرده باشيد نحوه ايجاد اين نوع داده در دروس پيش گفته شده است. براي وارد كردن اين نوع داده نمي توانيد از صفحه كليد استفاده كنيد پس بايد روش مخصوصي را طي كنيد. براي قرار دادن شي از نوع OLE ابتدا بايد مكان شي OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنيد بعد از منو Insert گزينه Object را انتخاب كنيد تا پنجره اي مانند شكل 112 در زير باز شود. اين پنجره راه ورود داده هاي ديگر در اكسس است.



در اين پنجره دو انتخاب وجود دارد يكي استفاده از نرم افزارهاي گوناگون براي ايجاد فايل مورد نظر(Create New) و ديگري استفاده از فايلهايي كه قبلا ايجاد و روي هارد ذخيره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنيد يعني قصد داشته باشيد با استفاده از نرم افزاري ديگر اقدام به ايجاد فايل خود كنيد با انتخاب گزينه Create Now از ليست كناري آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنيد و بر روي OK كليك كنيد تا نرم افزار باز شود و شي جديد ايجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop براي ذخيره يك فايل فوتوشاپ در پايگاه داده)
ولي اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار مي دهيدهرچند كه پيشنهاد من استفاده از مورد قبل است بايد گزينه Create form file را انتخاب كنيد تا كادري در مقابل شما ايجاد شود. با كليك روي دكمه Browse اقدام به انتخاب فايل موردنظر كنيد. توجه كنيد كه اكسس نمي تواند در حالت نمايشي Datasheet شي از نوع OLE را نمايش دهد و فقط به ذكر يك نام در مورد آن بسنده مي كند مانند Bitmap Image ولي با استفاده از فرمها يا گزارشها مي توان موضوع OLE را نمايش داد.

طراحی یک پایگاه داده های جدید

در درس پيش در مورد ارتباطات جداول به طور مفصل توضيحاتي داديم و انواع ارتباطات را شناختيم حال ديگر قادر به ايجاد پايگاه داده دلخواه خود هستيم و اين كار را به تدريج از اين درس كه مقدمي بر ايجاد پايگاه داده جديد است آغاز مي كنيم.
در اين درس در مورد جادوگرهاي اكسس (Wizards) صحبت خواهيم كرد. اين جادوگرها شما را در ايجاد برنامه هاي كاربردي متداول پايگاه داده ها, از قبيل مديريت فهرست پستي يا ورود سفارشات راهنمايي مي كنند.هرچند كه نيازهاي شما به كار خاص موردنظر يا احتياجات شخصيتان مربوط است, اما بيشتر پايگاه داده ها به يكي از نمونه هاي كلي پايگاه داده تعلق دارند. جادوهاي اكسس چهارچوب پايگاه داده برنامه كاربردي را ايجاد مي كنند, در مرحله بعد شما مي توانيد آن را اصلاح كنيد تا با نيازهاي خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال براي ايجاد پايگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نيستيد. شايد جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان يك پايگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند.

ايجاد پايگاه داده هاي جديد با استفاده از جادوگر:

براي ايجاد يك پايگاه داده با بهره گيري از جادوگر(Wizard) بايد هنگام وارد شدن به اكسس از طريق پنجره اوليه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنيد و يا اگر وارد محيط اكسس شده ايد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد,تا پنجره محاوره اي New كه داراي دو سربرگ است ظاهر شود.
هنگامي كه سربرگ General (عمومي) را انتخاب مي كنيد, صفحه General ظاهر مي شود كه با آن مي توانيد يك پايگاه داده خالي ايجاد كنيد. در دروس بعدي نحوه ايجاد يك پايگاه داده خالي را شرح خواهم داد. اصولا زماني پايگاه داده خالي ليجاد مي كنيم كه بخواهيم تمامي جنبه هاي اوليه طراحي و ايجاد پايگاه داده را كنترل كنيم. زماني كه يك پايگاه داده جديد و خالي ايجاد مي كنيم اكسس كاري براي شما انجام نمي دهد و هيچ پيش فرضي راجع به پايگاه داده اي كه مي خواهيد ايجاد كنيد,ندارد.
ولي به جاي ايجاد يك پايگاه داده خالي مي توانيد بر روي سربرگ Databases كليك كنيد تا صفحه Databases در پنجره محاوره اي New, نمايان شود. توجه داشته باشيد كه جادوگر راهنماي گام به گام اكسس است كه در انجام كارهايي از قبيل ايجاد پايگاه داده جديد به شما كمك مي كند. اگر اكسس جادوگري داشته باشد كه امكان ايجاد پايگاه داده اي مشابه آنچه لازم داريد را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجاي اين كه از ابتدا پايگاه داده ايجاد كنيد, جادوگر را به كار اندازيد. در زير هر يك از پايگاه داده هايي كه توسط جادوگر مي توان ايجاد كرد تشريح شده است, براي اجراي آن كافي است كه نماد مربوطه را انتخاب كنيد و بر روي كليد Ok كليك كنيد.
حال به جادوگرهاي موجود و كاري كه براي شما در اكسس انجام مي دهند توجه كنيد:
------------------
Asset Tracking(پيگيري اموال): پايگاه داده اي براي مديريت, نگهداري اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ايجاد مي كند.
Contact Managment(مديريت ملاقاتها): پايگاه داده اي براي قرارهاي ملاقات و تماسهاي تلفني شخصي شما ايجاد مي كند.
Event Managment(مديريت وقايع):يك پايگاه داده براي وقايعي مانند قراردادها(موافقت نامه ها), كارمندان و قيمتها ايجاد مي كند.
Expenses(مخارج و هزينه ها):يك پايگاه داده براي نگهداري گزارشهاي مخارج ايجاد مي كند.
Inventory Control(كنترل موجودي):پايگاه داده اي براي اطلاعات محصولات, خريداران و سفارشات ايجاد مي كند.
Ledger(حساب كل): پايگاه داده اي براي حسابهاي كل, شامل تبادلات و حسابها ايجاد مي كند.
Order Entry(دريافت سفارش): پايگاه داده اي براي مديريت سفارشات خريداران, پرداختها و محصولات ايجاد مي كند. در اين پايگاه داده سيستمي از جداول ايجاد ميشود كه تاحدودي به جداولي كه در قبلا در درسهاي پيش شرح داديم تطابق دارد.
Resource Scheduling(زمانبندي منابع): پايگاه داده اي براي مديريت منابعي از قبيل زمانبندي و اقلام خريداران ايجاد مي كند.

Service Call Managment(مديريت سرويس تلفن):

پايگاه داده اي براي نگهداري اطلاعات خريداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ايجاد مي كند. Time and billing(زمان و صورتحساب): پايگاه داده اي براي نگهداري مشتريان, پروژه ها, كارتهاي زماني, كارمندان و پرداختها ايجاد مي كند.
-------------------
توجه كنيد كه اگر جادوگري انتخاب كنيد در همان پنجره New در طرف راست زير قسمت Preview شكلي هدف پايگاه داده را كه چندان واضح نيست نشان مي دهد يعني شما مي توانيد با انتخاب پايگاه داده ابتدا از هدف ايجاد آن از طريق اين شكل مطلع شويد و سپس برروي Ok كليك كنيد.
جادوگر نه تنها جداول اصلي پايگاه داده را ايجاد مي كند, بلكه همچنين فرمها, گزارشها و حتي ماكروها و برنامه هاي اصلي را نيز در صورت لزوم ايجاد مي كند. استفاده از جادوگر براي ايجاد پايگاه داده اصلي, تهيه پايگاه داده اصلي را بسيار ساده تر مي كند. بطور خلاصه مراحل ايجاد يك پايگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح مي دهم:
1-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب كنيد و بر روي Ok كليك كنيد.
2-نامي براي ذخيره شدن پايگاه داده انتخاب كنيد يا نام پيش فرض را قبول كنيد و بر روي Create كليك كنيد.
3-پنجره اي ظاهر مي شود كه پايگاه داده اي را كه مي خواهيد ايجاد كنيد به شما معرفي مي كند و شكل كلي آن را اعلام مي كند. اگر اين همان پايگاه داده مورد نظر شماست بر روي Next كليك كنيد.
4- در پنجره بعدي در مورد جداول و ديگر اجزايي كه ايجاد خواهد شد به شما اطلاعاتي مي دهد شما مي توانيد از ليست موجود جدولهاي مورد نظر خود را انتخاب يا حذف كنيد و سپس بر روي Next كليك كنيد.
5-در پنجره بعدي ليستي ظاهر مي شود كه شما مي توانيد شكل ظاهري پايگاه داده خود را از ليست انتخاب كنيد شكل مورد علاقه خود را انتخاب كرده بر روي Next كليك كنيد.
6-در پنجره بعدي شكل كلي گزارشهاي شما را نشان مي دهد در اين قسمت هم با انتخاب شكل موردنظر خود روي Next كليك كنيد.
7-در اين قسمت عنوان پايگاه داده از شما سوال مي شود مي توانيد نام پيش فرض را انتخاب كرده و بر روي Next كليك كنيد.
8- حال ديگر كار جادوگر تمام شده است مي توانيد بر روي Finish كليك كنيد.
9- بعدي مدتي كه اكسس تمامي جداولها و اجزا را ايجاد كرد مي توانيد با پايگاه داده كار كنيد. توجه كنيد كه در هر مرحله اي كه منصرف شديد مي توانيد بر روي Cancel كليك كنيد.
10-ذكر اين نكته نيز ضروري به نظر مي رسدبعضي از سوالها كه در هنگام ايجاد پايگاه داده با استفاده از جادوگر از شما مي شود شايد براي شما گنگ به نظر برسد ولي مطمئنا بعد از يادگيري كامل اين سوالات را مي توانيد به راحتي جواب دهيد. پس حتما بايد با ايجاد يك پايگاه داده خالي آشنا شويد.

طراحي يك پايگاه داده جديد:

اگر قصد داريد كه از جادوگر استفاده نكنيد كه به نظر من كار معقولانه اي است بايد مراحل زير را بپيماييد:
1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اوليه باز شده گزينه Blank access database راانتخاب كنيد و اگر وارد محيط اكسس شده ايد مي توانيد از منو File گزينه New را انتخاب كنيد و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروي Ok كليك كنيد.
2- حال بايد محل ذخيره شده پايگاه داده را انتخاب كرده و نامي براي آن انتخاب كنيد كه من مطمئن هستم با اينكار آشنايي لازم را داريد پس نامي براي پايگاه داده خود انتخاب كرده و بر روي Create كليك كنيد.
3- حال اكسس پايگاه داده را ايجاد كرده و صفحه خالي در برابر شما ظاهر شده است از اين قسمت به بعد بايد آشنايي لازم را به كارهاي پيشرفته داشته باشيد.
توجه كنيد كه هنگامي اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر ياد گرفتيد جادوگرها هم بهتر درك خواهيد كرد.

ميله ابزار پنجره Database:

هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد كرده باشيد ميله ابزار به صورت شكل 71 در زير درمي آيد. اين ميله ابزار در حالات مختلف تغيير مي كند و امكانات ديگري را به شما مي رساند.


درس مربوط به طراحي پايگاه داده جديد نيز در اينجا تمام مي شود اميدوارم حالا شما قادر به ايجاد پايگاه داده اي جديد با استفاده از جادوگر شده باشيد. در درس بعدي يكي از مفاهيم پيشرفته و ضروري اكسس را ياد خواهيد گرفت يعني با تعريف جدول و نحوه عملكرد آن به صورت پيشرفته آشنا مي شويد.

تعریف جدول

حال كه با مفهوم ارتباطات آشنا شديم و در درس قبل كاربرد ويزارد و همچنين ايجاد پايگاه داده خالي را شرح داديم نوبت آن رسيده است كه به سراغ مهمترين و اصلي ترين جز در يك پايگاه داده برويم و آن جداول مي باشند. در اين درس قصد داريم با آنها آشنايي لازم را كسب كنيم.
در اين درس نحوه تعريف جداول پايگاه داده را شرح خواهم داد. صرف نظر از اينكه ما براي ايجاد پايگاه داده از جادوگر استفاده كرده يا پايگاه داده خالي ايجاد كرده ايم آشنايي با نحوه ايجاد, جابجايي و تغيير جداول پايگاه داده امري ضروري و اجتناب ناپذير است.همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده هاي موجود در پايگاه داده در جدولها جاي مي گيرند و تسلط بر جداول مهمترين مهارتي است كه بايد بعنوان كاربر اكسس داشته باشيد. من در اين درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جديدي درست كنيد. براي ايجاد جدول نخست بايد انرا نامگذاري كنيد و سپس نوع داده هاي درون انرا تعريف كنيد. اين امور كه مربوط به طراحي جدول است يكي از ساده ترين كارها در اكسس است و البته جالب پس اين درس نكات قابل توجهي براي شما خواهد داشت.

ايجاد جدول جديد:

وقتي كه مي خواهيد يك جدول جديد ايجاد كنيد, با كليك كردن بر روي شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) مي رويد.(البته توجه كنيد كه اين صفحه هنگامي كه پايگاه داده را باز يا ايجاد مي كنيد به صورت پيش فرض ظاهر مي شود).حال براي ايجاد جدولي جديد بايد بر روي دكمه New در بالاي پنجره Database كليك كنيد. هنگامي كه بر روي اين دكمه كليك مي كنيداكسس پنجره محاوره اي كوچكي به نام New Table را نشان مي دهد.(كليد ميانبري كه شما مي توانيد براي دسترسي به اين پنجره كوچك استفاده كنيد كليد Alt+N مي باشد كه به سرعت شما را به اين پنجره مي برد).
در اين پنجره بايد انتخاب كنيم كه مي خواهيم ايجاد جدول را در چه محيطي ادامه دهيم كه به نظر من حالت نمايشي Design بهترين حالت نمايشي براي ايجاد و كار با جدول است,براي ايجاد جدول گزينه Design View را از پنجره محاوره اي New Table انتخاب كرده و بر روي Ok كليك كنيد. براي آشنايي شما با ديگر گزينه هاي اين پنجره يعني New Table آنها را در زير به طور خلاصه شرح مي دهم.
---------------
Datasheet View: جدولي كلي به شكل صفحه گسترده مي سازد كه مي توانيد داده هاي جديد را در آن اضافه كنيد. اين جدول بسيار ساده بوده و براي ايجاد پايگاه داده پيشرفته اصلا مناسب نيست.
Design View: امكان تعيين تمامي خصوصيات جدول جديد مانند نام فيلد, نوع داده, و حتي ملاحظات امنيتي, را فراهم مي كند.اين گزينه براي ايجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امكان انتخاب از ميان فهرستي از جادوگرهاي از پيش نوشته شده را فراهم مي سازد كه از اين جادوگرها براي ايجاد جداول خاص مانند فهرست پستي يا جدول موجودي استفاده مي شود. من اين گزينه را براي ايجاد جدول به هيچ وجه پيشنهاد نمي كنم.
Import Table: از يك فايل داده غير اكسس, جدولي ايجاد مي كند.
Link Table: از يك فايل داده اكسس يا غيراكسس, جدول ديگري مي سازد. اين جدول اتصالي را نگه مي دارد كه اگر فايل داده خارجي تغيير كند جدول اكسس نيز تغيير كند.
---------------
به موضوع اصلي برمي گرديم يعني حالت نمايشي Design. اين حالت نمايشي بيشترين ميزان كنترل را برروي جدولي كه قصد ايجاد آنرا داريد فراهم مي سازد. هنگامي كه برحالت نمايشي Design تسلط پيدا كرديد, مي توانيد هر جدولي را ايجاد و اصلاح كرده و يا مطابق ميلتان دستكاري كنيد, و اين شامل جداولي كه با جادوگر ايجاد كرده اين نيز مي شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جديدي را خواهيد ديد كه اصول كار ما از اينجا شكل مي گيرد.
لازم به يادآوري است كه همانطور كه قبلا گفتم براي رفتن از حالت نمايشي Design View به حالت نمايشي Datasheet View مي توانيد از منو View يا ميله ابزار استفاده كنيد. در ميله ابزار اولين انتخاب كه به شكل جدول كوچكي است براي اينكار طراحي شده است.در شكل 81 در زير شما مي توانيد ميله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغيير كرده است ببينيد و با آن آشنا شويد و سعي كنيد آنرا به خاطر بسپاريد.ذكر اين نكته قابل توجه است كه اكسس همواره ميله ابزار را تغيير مي دهد را فرامين كارايي بهتري را ايجاد كنند.

نخستين جدول خود را طراحي كنيد:
در ميله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با كلمه Table كه معرف پنجره است, نشان داده مي شود.اكسس به طور خودكار نخستين جدول را Table1 مي نامد(يعني شما در ميله عنوان اين عبارت را مي بينيد Table1:Table)اما هرگاه كه بخواهيد جدول را در فايل پايگاه داده ذخيره كنيد,امكان تغيير نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View يك فيلد را مشخص مي كنديعني در اين پنجره ما مي توانيم نوع فيلدها و نام آنها را در سطرها تعريف كنيم و كار اصلي اين پنجره به شمار مي رود.همانگونه كه ملاحظه مي شود, پنجره Design View داراي ميله گردان عمودي در سمت راست است لذا در صورت تمايل تا 256 فيلد مي توانيد اضافه كنيد و با استفاده از ميله گردان قادر به حركت بين فيلدها هستند.
هنگامي كه فيلدي مي خواهيم اضافه كنيم بايد در سه ستون پنجره Design View آن فيلد را به طور كامل تعريف مي كنيم.در زير وظيف هر يك از ستونها كه در تعريف فيلدهاي جدول كاربرد دارند تشريح شده است:
---------------
Field Name(نام فيلد):بايد به هر فيلدنامي تخصيص دهيد.طول نام آن تا 64 حرف مي تواند باشد.نام فيلد بايد عنواني منحصر بفرد باشد.براي فيلدي كه ارقام حقوق را نگه مي دارد,بهترين نام حقوق يا مبلغ حقوق است.نام فيلد مي تواند فضاي خالي و ساير علايم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تكيه صدا(')يا براكت را شامل شود.توجه داشته باشيد كه هنگام كار با جدول براي رجوع به فيلد از نام آن استفاده مي شود.
Data Type(نوع داده):نوع داده اي را كه در فيلد جاي مي گيرد را تعيين مي كند. اكسس داده هاي مختلفي را دارا است.به عنوان مثال براي فيلد حقوق بايد داده اي از نوع ارز يا انتخاب كرد.(در درس آتي در اين مورد به صورت مفصل توضيح خواهم داد).
Description(شرح):شرح اختياري است و براي توضيح فيلد به كار مي رود.مي توانيد منشا و محتواي فيلد را در آن تشرح كنيد.توجه داشته باشيد كه پر كردن يا نكردن اين قسمت اصلا تاثيري در جدول نخواهد داشت.
---------------
توجه:ايجاد شرح براي هر فيلد عاذت خوبي است.در هنگام توسعه بعدي برنامه,اين كار بسيار سودمند خواهد بود.براي فيلدها اسامي معني دار انتخاب كنيدتا بعدا داده هاي داخل فيلد از طريق نامش قابل شناسايي باشند. مثلا:تاريخ تولد,نام فيلد خوبي براي تاريخ تولد كارمند است, حال آنكه نامي مانند فيلد3, محتواي فيلد را مشخص نمي كند.

مفهوم اولين و آخرين ستونهاي جدول پنجره Design view يعني ستونهاي نام فيلد و شرح از نامشان مشخص است.
نام فيلد شرح كوچكي از فيلد است و براي رجوع به فيلد و محتواي آن مورد استفاده قرار مي گيرد.مثلا: در يك گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادير حقوق كه در فيلد حقوق ذخيره شده است چاپ شود به اين فيلد رجوع مي شود.فيلد شرح بعنوان مرجعي براي مستندسازي محتواي فيلد به كار مي رود.اكسس از اين فيلد هيچ استفاده اي نمي كند, ولي شما بايد از اين بخش براي شرح هر فيلد پايگاه داده استفاده كنيد. اگر با ساير همكاران برروي يك پروژه پايگاه داده كار مي كنيد,هريك از شما بايد هر فيلدي را كه به پايگاه داده اضافه مي كنيد را مستند كنيد,تا ديگران از علت وجود فيلد كاملا آگاه باشند.
توجه:فيلدها را بيش از حد مستند نكنيد.براي نمونه,يك ستون خالي شرح بهتري از شرحي است كه تاثيري نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح "فيلد سوم" زائد بوده و در واقع توضيحي نمي دهد.بعلاوه شرحي كه مشابه نام فيلد باشدنيز غيرضروري است. هرفيلدي به شرح نياز ندارد.مثلا فيلدي با نام نرخ ماليات, در جدول دستمزد, به فيلد شرح احتياجي ندارد. اگر نامي كه براي فيلد انتخاب مي كنيد بامعني باشد اصلا به شرح نياز ندارد.
ستون مياني در پنجره Design View نوع داده را تعيين مي كند.براي اين فيلد,به اطلاعات بيشتري نياز داريد.داده هاي اكسس به اشكال مختلفي ظاهر مي شوند.شكل داده هاي فيلد مشخص كننده كاري است كه با فيلد و محتواي آن مي توانيد انجام دهيد. ستون Data Type و كليه موارد مربوط به آن در درس بعدي توضيح داده خواهد شد.

هرگاه فيلدي (يا فيلدهايي)را اضافه كرديد كه مي خواهيد كليد اصلي باشد,بايد موقعي كه نشانگر ماوس روي سطر موردنظر است دكمه Primary Key را از ميله ابزار فشار دهيد(دكمه اي كه تصوير كليد روي آن است).يا مي توانيد با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزينه Primary Key را انتخاب كنيد. همچنين يك روش ديگر براي مشخص كردن كليد اصلي كليك راست كردن برروي سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فيلد كليد اصلي اكسس در سمت چپ فيلد تصوير كليد را نشان مي دهد. توجه كنيد كه هر جدولي كه ايجاد مي كنيد بايد حتما يك كليد اصلي داشته باشد در درسهاي پيش در مورد كليد اصلي به طور مفصل صحبت كرديم. پس بايد به ياد داشته باشيم كه در هنگام ايجاد جدول يك فيلد را به عنوان كليد اصلي انتخاب كنيم.

توجه:براي اينكه بيش از يك فيلد را در كليد اصلي قرار دهيد بايد كليد Ctrl را پايين نگه داريد و همزمان سطرهايي را كه مي خواهيد به عنوان كليد اصلي باشند انتخاب كنيد سپس از ميله ابزار Primary Key را كليك كنيد. اكسس در سمت چپ كليه فيلدهايي كه جز كليد اصلي هستند تصوير كليد را قرار مي دهد.
توجه:اگر فيلد كليد اصلي را تعريف نكنيد در هنگام بستن يا ذخيره كردن جدول طراحي شده اكسس از شما سوال مي كند كه آيا مي خواهيد چنين فيلدي داشته باشيد اگر پاسخ Yes را بدهيد اكسس فيلدي از نوع Auto Number(بعدا توضيح داده خواهد شد)به جدول اضافه كرده و آن را كليد اصلي قرار مي دهد. اگر مطمئن هستيد كه هرگز به كليد اصلي نياز نداريد (معمولا به يك فيلد كليد اصلي نياز است) No را انتخاي كنيد.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پيش با مفهوم پايگاه داده آشنا شديم و تا حدودي به جزئيات پنجره Database پرداختيم و آشنايي لازم را با دكمه هاي اين پنجره پيدا كرديم در اين قسمت درس قصد داريم تا پنجره Database را بيشتر از قبل بررسي و تحليل كنيم. اين درس در واقع ادامه درس قبلي مي باشد پس اين درس نيز از نظر اهميت داراي درجه بالايي است.

نگاهي به جداول:

اگر پايگاه داده, هيچ شي ديگري نداشته باشد, همواره بايد حداقل يك جدول داشته باشد. داده هاي پايگاه داده را جدول نگهداري مي كند. همانطوري كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادير داده مشترك به يكديگر مرتبط مي شوند, به ترتيبي كه دو يا چند جدول نبايد داده هاي زيادي يا تكراري داشته باشند. براي نمايش اسامي جداول موجود در پايگاه داده بر روي شاخص Tables در پنجره Database كليك كنيد. براي باز كردن و مشاهده محتويات هر جدول مي توانيد بر روي نام آن جدول دوبار كليك كنيد. كه در اين حالت Access جدول را در حالت نمايش Datasheet يا كاربرگ باز مي كند,كه در اين حالت شما مي توانيد داده هاي موجود در جدول را مشاهده كنيد.
معمولا در حالت نمايشي كاربرگ تمامي داده هاي يك سطر جدول در صفحه نمايش جا نمي گيرد. براي مشاهده بقيه داده هاي هر سطر مي توانيد از ميله هاي گردش افقي پنجره در زير آن استفاده كنيد و به چپ و راست برويد.
جدول براي مشاهده و كار با آن, به حالات ديگري هم براي نمايش نياز دارد. در حاليكه حالت نمايشي Datasheet يا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده هاي جدول را مي دهد, حالت نمايشي طراحي كه در اكسس با عنوان Design view شناخته مي شود امكان تغيير شكل جدول و طراحي خود جدول را فراهم مي كند. البته وقتي كه بيشتر راجع به ساختار جدول صحبت كرديم شما تصوير بهتري از حالت طراحي خواهيد داشت. به طور كلي حالت Datasheet براي اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحي براي طراحي و تغيير خود جدول نه داده ها به كار مي رود.
براي ديدن جدول در حالت نمايشي طراحي يا Design مي توانيد جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روي دكمه design در بالاي پنجره Database كه قبلا معرفي شد كليك كنيد. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهيد كرد كه در اين حالت هيچ خبري از داده هاي موجود در جدول نيست و فقط شكل جدول در اين حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده ايد و قصد رفتن به حالت design را داريد اين كار را مي توانيد با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهيد و به راحتي بين دو حالت جدول حركت كنيد.
جدول ساختاري مشخص و اكيد دارد. داده هاي جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهي مي شوند كه به اين سطرها و ستونها به ترتيب ركورد و فيلد گفته مي شود(حتما به خاطر بسپاريد سطر در معناي ركورد و ستون در معناي فيلد به كار مي رود.)
هر ركورد جدول بيانگر يك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودي در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده يكي از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فيلد ركورد, نشانه دهنده جزيي از داده هاي مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه اي 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط يك بار در جدول تكرار مي شود اما ميزان موجودي در فيلد تعداد منعكس مي شود. با توجه كردن به شكل 51 زير بيشتر مفهوم اين بيان را خواهيد فهميد.



اين كه تمامي ركوردها, فيلدهاي مشابهي دارند, به اين معني نيست كه تمامي فيلدهاي هر ركورد بايد پر باشد. مثلا يك جدول موجودي, ممكن است فيلدي به نام قيمت خرده فروشي داشته باشد, ولي فقط تعداد اندكي از ركوردها, مقداري را در اين فيلد نگه داشته باشند. بنابراين برخي از ركوردها قيمت خرده فروشي ندارند عليرغم اينكه پاره اي از ركوردهاي جدول, قيمت خرده فروشي دارند.
توجه به اين نكته ضروري است كه فيلد مشترك مانند شماره قطعه يا كد مشتري, مبناي ارتباط بين دو جدول مرتبط را تشكيل مي دهد و امكان خالي رد كردن اين فيلدها داده نمي شود.
وجود فيلد مشتركي كه دو جدول را به يكديگر مرتبط مي كند, بدين معني است كه امكان رهائي كامل از داده هاي تكراري وجود ندارد. براي دو جدول مرتبط, داده ها بايد تكرار شوند زيرا هر دو جدول بايد فيلدهاي مشتركي براي ارتباط داشته باشند. شايد اگر براي تمامي داده ها يك جدول بزرگ ايجاد كنيد, مجبور به داشتن فيلدهاي تكراري نباشيد, اما با اينكار زمان زيادي را در ورود داده ها هدر خواهيد داد, چون در هر ركورد بايد تمامي فيلدهاي پايگاه داده وجود داشته باشد و از طرفي بعضي مواقع هم امكان ايجاد يك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندين جدول هستيم كه بهترين راه براي جلوگيري از افزايش تعداد داده هاي مشترك استفاده از ارتباط فيلد مشترك است.
بعد از كار با جدول مي توانيد جدول را با استفاده از منو File و گزينه Close ببنديد.

نگاهي به بازجست:

براي مشاهده بازجستهاي هر پايگاه داده بايد بر روي شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنيد. براي باز كردن هر بازجست مي توانيد بر روي نام آن دوبار كليك كنيد يا بد از انتخاب آن به وسيله ماوس بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
هنگامي كه بازجستي را باز مي كنيد, اكسس آن بازجست را در حالت نمايش Datasheet مربوط به بازجست باز مي كند, كه كاملا مشابه حالت نمايشي Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمايشي Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع اين حالت نمايشي ميزان محدودي از داده ها را, كه مقصود اصلي از ايجاد بازجست است نمايش مي دهد. بازجست, داده ها را از يك يا چند جدول انتخاب مي كند و مي توانيد زيرمجموعه اي از داده ها را به عنوان جدول يا گزارش نمايش دهيد. در بيشتر مواقع مقدار داده هاي پايگاه داده بيشتر از آن است كه مايل به مشاهده هستيد. هدف از ايجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده هاي به نمايش درآمده است. بازجست انتخابي از جمله متداولترين انواع بازجست ها است. بازجست انتخابي, داده ها را ميان دو يا چند جدول انتخاب كرده و نمايش مي دهد. علاوه بر حالت نمايشي Datasheet كه مانند حالت نمايشي جدول مي باشد بازجست را مي توان در حالت نمايشي Design نيز باز كرد كه مربوط به حالت طراحي بازجست است و براي رفتن به اين حالت مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب بازجست مورد نظر و كليك روي دكمه Design در بالاي پنجره Database اين حالت را نمايان كنيد.
همانطور كه مشاهده مي كنيد حالت طراحي Design مربوط به بازجست, ظاهر پيچيده اي دارد. اما بعد از آشنايي كامل با بازجست ايجاد و اجراي آن براي شما بسيار ساده خواهد بود. ايجاد بازجست در حالت طراحي Design و نمايش آن در حالت نمايشي Datasheet صورت مي پذيرد. بعد از پايان كار خود با بازجست مي توانيد بوسيله منو File و گزينه Close بازجست را ببنديد.

نگاهي به فرم:

براي مشاهده فرمهاي يك پايگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده مي كنيم. براي مشاهده محتواي هر فرم مي توانيد در روي نا آن دوبار كليك كنيد و يا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمايش Form يا Form View نشان خواهد داد. حالت نمايشي Form, فرم را در شكل نهايي آن نشان مي دهد و امكان ورود, اصلاح و نمايش داده ها را فراهم مي سازد. كليدهاي راهبري كه در زير اكثر حالات نمايشي وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمايش مي دهد.
چهار كليد اطراف نشانگر ركورد, براي گرداندن فرم و نمايش ركوردهاي مختلف به كار مي رود. شما مي توانيد ركوردهاي اول, بعدي, قبلي و آخري را مشاهده كنيد. شماره بين كليدها, شماره ركورد جاري كه فعلا مشاهده مي كنيد است.اگر بر روي شماره ركورد جاري, شماره ركورد جديدي را وارد كنيد اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمايش مي دهد.كليدهاي راهبري كه در منتهي اليه سمت راست قرار دارد, امكان ايجاد ركورد جديدي را با يك فرم خالي فراهم مي سازد. همانطور كه مشاهده مي كنيد كليدهاي راهبري مشابه كليدهاي كنترلي پخش صوت طراحي شده اند. با توجه كردن به شكل 52 در زير مفهوم كليدهاي راهبري را بيشتر درك خواهيد كرد.







حالت نمايشي Design در مورد Form نيز شكل فرم را نشان مي دهد. براي دسترسي به اين حالت شما مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد. شايد براي شما در اين لحظه شكل آن عجيب به نظر بيايد ولي وقتي در درسهاي آتي روش ايجاد فرم را فراگرفتيد, نحوه خواندن حالت نمايشي Form را نيز خواهيد فهميد. با دستكاري در حالت نمايشي Design, مي توانيد نحوه نمايش داده هاي درون فرم را تغيير دهيد.
در درون فرم حالت نمايشي ديگري نيز وجود دارد و آن حالت نمايشي Datasheet است. كه براي دسترسي به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر مي توان از منو View گزينه Datasheet را انتخاب كرد.اين حالت كاملا شبيه حالت نمايشي Datasheet در جداول است. مزين حالت نمايشي Datasheet به حالت نمايشي معمولي فرم در اين است كه در اين حالت تعداد ركورد بيشتري نمايش داده مي شود در حالي كه در حالت نمايش معمولي فقط يك ركورد نمايش داده مي شود. البته در درسهاي آتي بيشتر در مورد اين حالت نمايشي صحبت خواهد شد.
بعد از پايان كار با فرم مي توانيد به وسيله منوي File و گزينه Close از فرم مورد نظر خارج شويد.

نگاهي به گزارش:

براي نمايش گزارشهاي هر پايگاه داده مي توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه مي توان گزارشها را روي صفحه نمايش بازنگري كرد ولي وقتي كه آنها را بر روي كاغذ چاپ كنيم بسيار مفيدتر خواهند بود. اگر بخواهيم قبل از چاپ محتواي گزارش را مشاهده كنيم مي توانيم بر روي نام گزارش مورد نظر دوبار كليك كنيم يا با انتخاب گزارش موردنظر بر روي دكمه Preview در بالاي پنجره Database كليك كنيم. (البته بايد توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نيستند و كاربردهاي ديگري نيز دارند)
شما مي توانيد گزارشي بسازيد كه تمامي داده هاي يك جدول, چندين جدول, بازجست را نمايش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگري چاپ) به نمايش در خواهيد آورد.بازنگري چاپ گزارش را در شكل نهايي آن نشان مي دهد, اما بجاي چاپ گزارش, آنرا برروي صفحه مشاهده مي كنيد, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شويد.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغيير, اضافه يا حذف داده ها از پايگاه داده وجود ندارد. ولي با استفاده از آن مي توانيد مقادير مختلفي از اطلاعات را مشاهده كنيد. دقت داشته باشيد كه در هنگام حركت ماوس بر روي پنجره Print Preview, مكان نماي ماوس به يك ذره بين تبديل مي شود. در اين حالت اگر با ماوس كليك بزنيد, تصوير بزرگ شده گزارش را مشاهده مي كنيد, بدين تزتين مي توانيد گزارش را از نزديك مرور كنيد.
حالت نمايشي Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان مي دهد.براي دسترسي به اين حالت مي توان درست مانند اجزا ديگر عمل كرد ويا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمايشي Design شكل گزارش را تغيير خواهيم داد.

نگاهي به صفحه ها:

براي نمايش صفحه هاي وب موجود در يك پايگاه داده مي توانيد بر روي شاخص Pages در پنجره Database كليك كنيد. صفحه ها در يك پايگاه داده اكسس براي استخراج داده ها از جدول به يك صفحه وب مورد استفاده قرار مي گيرند درست مانند گزارش با اين اختلاف كه اين بار به جاي چاپ صفحه گزارش آنرا در يك مرورگر وب مانند IE مي تواند مشاهده كرد. من نمي خواهم زياد در مورد صفحه ها در اين قسمت توضيح دهم زيرا كاركرد آنها بسيار شبيه گزارشها مي باشند و هر كاري كه با گزارش انجام داديم مي توانيد با اين صفحه ها نيز انجام دهيد فقط به خاطر داشته باشيد كه اينها هر كدام يك صفحه وب مي باشند. در صفحه ها نيز مانند گزارش ها حالت نمايشي Design براي طراحي استفاده مي شود.
مي توان بزرگترين تفاوت بين گزارشها و صفحه ها را پوياتر بودن صفحات بيان كردن بدين معني كه شما بهتر از گزارش مي توانيد اطلاعات موجود در پايگاه داده را مرور كنيد و بين آنها حركت كنيد.

نگاهي به ماكروها:

ماكروها فهرست فراميني است كه در آنها كارهايي كه معمولا از طريق صفحه كليد انجام مي دهيد, تعريف مي شود. مثلا مي توانيد ماكرويي ايجاد كنيد كه هنگام وقوع شرايطي خاص مثل هنگامي كه ميزا فروش چيزي از تعداد يا مقدار مشخصي كمتر شود, گزارش مشخصي را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نيز مي توانيد گزارش مورد نظر را چاپ كنيد ولي ماكرو مراحل كار را خودكار مي كند, بدين ترتيب كي توانيد با فشار كليد فرمان روي فرم, گزارش را چاپ كنيد.
به اين نكته توجه كنيد كه ماكروها اغلب به كليدهاي فرمان وصل مي شوند تا اجراي آنها براي كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستيد و مايليد تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود.
توجه كنيد كه كليد Run در بالاي صفحه Database ماكرو را اجرا مي كند ولي تا زماني كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمي دانيد به هيچ وجه اقدام به اجراي آن نكنيد.
هرگاه بخواهيد محتويات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنيد بايد نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد كه در اين حالت حالت نمايش Design مربوط به ماكرو را مشاهده مي كنيد. فهرست اعمال ماكرو را در اين پنجره مشاهده مي كنيد به احتمال قوي اين اعمال مرموز به نظر مي رسندولي به مرور با آنها آشنا خواهيد شد.
چون ماكرو فهرست كارهاي خودكار شده است و شما هنوز نمي دانيد اكسس چه كارهايي مي تواند انجام دهد پس در اين مقطع نمي توان كار زيادي براي افزايش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پايان كار با ماكرو آنرا به وسيله منو File . گزينه Close ببنديد.

نگاهي به مدول ها:

مدولها برنامه هاي كاملي هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته مي شوند, و براي خودكار كردن كارها به كار مي روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردي را مي توان به نحوي ايجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهاي آينده به چگونگي كار مدولها خواهيم پرداخت ولي به دلايل زير به طور كامل آنرا توضيح نخواهيم داد:

----------------

برنامه نويسي با مدولها به مهارت هاي كامپيوتري پيشرفته اي نياز دارد كه من فكر نمي كنم تمامي مطالعه كننده هاي اين دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبي براي يادگيري نحوه برنامه نويسي نيست. بسياري از افراد ساليان متمادي بدون نياز به نوشتن مدول, بصورتي موثر و كارا از اكسس استفاده مي كنند. حتي اگر بخواهيم برنامه هاي كاربردي قوي در اكسس ايجاد كنيم مي توان حتي بدون يك نياز كوچك به مدول اين كارها را انجام داد.

با یک ایمیل به دستتان خواهد رسید .

پس به ما ایمیل بزنید و طرح خود را از ما بخواهید .

صبر کنید  ما آمدیم  

این مرکز افتخار دارد به اطلاع تمام محققان و دانشجویان و دانش آموزان برساند که از این پس نگران پروژه ها و تحقیقات خود نباشند چرا که ما آماده ایم تا شما را یاری رسانده و به عنوان یک مشاوره شما را در انجام تمامی پروژه ها و تحقیقات دانشجویی و طرح ها کمک رسانی کنیم .